Mit dem Eisenhower-Prinzip stelle ich Ihnen eine wunderbar einfache Art vor, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren, damit Ihre wichtigen Führungsaufgaben im Hamsterrad nicht auf der Strecke bleiben.
Geht es Ihnen auch so: Sie wollen noch ein wichtiges Mitarbeitergespräch vorbereiten und endlich die Budgetplanung erstellen? Doch ständig steht ein Mitarbeiter in der Tür und will eine Entscheidung von Ihnen? E-Mails türmen sich im Posteingang und warten auf Beantwortung? Sie werden abgelenkt und kommen nicht zu Ihren eigentlichen Aufgaben?
Ihnen fehlt die Zeit für wichtige, langfristige Aufgaben, weil immer Dringenderes dazwischen kommt?
Und dann nehmen Sie noch Ihre wichtigen Arbeiten mit nach Hause, um sie dort in Ruhe zu erledigen?
Ich weiß aus Erfahrung und vielen Diskussionen in meinen Seminaren, dass es vielen Führungskräften so geht.
Eine Patentlösung gibt es da nicht – wie immer. Aber probieren Sie es mal mit dem Eisenhower-Prinzip – eine einfach handhabbare Methode, mit der Sie Ihre wichtigen Führungsaufgaben immer im Blick behalten.
Doch zunächst überlegen Sie mal: Welche Methode setzen Sie ein, um Ihre Ziele und Aufgaben zu priorisieren?
Weit verbreitet sind diese Methoden:
- Das Bekannte, Angenehme, Einfache zuerst …
- Das Wichtigste zuerst …
- Nach der Reihenfolge der Anforderung …
- Das Unangenehmste zuerst …
- Reihum (so wie es auf dem Schreibtisch liegt) …
Die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden, ist ein Erfolgsfaktor für Führungskräfte.
Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, Prioritäten richtig zu setzen.
Angeblich geht diese Methode auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück.
Sicher: So ein Präsident hat viel mehr Aufgaben auf dem Tisch, als wir alle zusammen. Deshalb erfand Eisenhower eine Methode, mit der er seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisierte. Und das funktioniert – richtig angewandt – noch heute wunderbar!
Wie die Eisenhower-Methode funktioniert
Nichts einfacher als das (in der Theorie): Sie kombinieren die beiden Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit und bekommen eine 4-Felder-Matrix:
A-Prio: Wichtige und dringliche Aufgaben.B-Prio: Wichtige, aber weniger dringende Aufgaben.C-Prio: Weniger wichtige, aber dringende Aufgaben.D-Prio: Weder wichtige noch dringende Aufgaben.
Was bedeutet Wichtigkeit und Dringlichkeit?
Wichtig sind Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen und die meist eher langfristige Auswirkungen haben. Alle Aufgaben, die mit Ihrem Ziel im Unternehmen verbunden sind. (Wenn Sie nicht wissen, welche das sind, schauen Sie in Ihrer Stellenbeschreibung oder klären Sie sie mit Ihrer Führungskraft). Sobald diese Arbeiten erledigt sind, bestehen (oft andauernde) Vorteile oder keine Nachteile mehr.
Dringend ist zeitlich zu verstehen. Sie sind terminiert. Das sind Aufgaben, die Sie sofort oder zumindest sehr bald erledigen müssen (oder glauben, das wäre das der Fall). Bei Fristeinhaltung entsteht ein (oft hoher, einmaliger) Nutzen oder wird ein Schaden verhindert.
Das Eisenhower-Prinzip
Es ist ein ganz einfaches Prinzip. Doch: In der Praxis liegt die Schwierigkeit meist darin, die eigenen Aufgaben richtig in der Matrix zu verorten.
- Sollte ich mich endlich mal wieder mit einem Geschäftspartner zum Mittagessen treffen, obwohl ich noch so viele unerledigte Dinge auf dem Tisch habe?
- Ist es wichtig, mich auf eine Besprechung vorzubereiten (das sitzen doch eh alle nur ab und mir fällt auch spontan was ein)?
- Wie schnell muss ich auf die Frage aus dem Einkauf reagieren?
So ordnen Sie Aufgaben den Quadranten in der Eisenhower-Matrix zu
Prio A: Wichtige und dringliche Aufgaben
Diese Aufgaben haben einen hohen Stellenwert bei Ihrer Zielerreichung UND können nicht weiter aufgeschoben werden. Meist haben Sie eine Deadline.
Beispiele hierfür sind meist Probleme und Krisen: Die Maschinen stehen still, ein Kunde droht mit Kündigung, ein Mitarbeiter ist spontan krank. Diese Aufgaben sind dringend (Sie sollten sich nicht erst morgen darum kümmern) und wichtig (denn sie bedrohen den Arbeitserfolg insgesamt).
Das Perfide: Fast alle Aufgaben, die andere an uns herangetragen, scheinen zunächst äußerst wichtig und eilig zu sein („Erledigung bis gestern“, Ausrufungszeichen bei E-Mails).
So ist der Prio A-Quadrant meist übervoll!
Stellen Sie sich immer folgende Fragen:
- Was passiert, wenn ich die Aufgabe erst später erledige?
- Muss ICH wirklich diese Aufgabe erledigen, oder kann das auch jemand anderes machen?
Tipp: Die beste Zeit für A-Prioritäten ist morgens: Sie sind konzentrierter als nach mehreren Stunden Arbeit.
Prio B: Wichtige, aber weniger dringende Aufgaben
Da wir – wie oben beschrieben – heutzutage immer mehr dringende Aufgaben auf unseren Tisch bekommen (oder solche, die einen dringenden Anschein habe, es aber nicht sind), fallen Prio-B-Aufgaben oft “hinten runter” und werden nicht oder zu selten erledigt.
B-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die für Ihre Aufgabe als Führungskraft oder Ihr Unternehmen wichtig sind – doch nicht von heute auf morgen erledigen müssen.
Zum Beispiel: Vorbereitung auf Gespräche und Meetings, Weiterbildung, Planung, Auswertungen, Auszeiten.
Tipp: Viele Führungskräfte schieben diese Aufgaben so lange, bis sie am Ende zu Prio-A geworden sind. Das ist fatal. Ein solches Vorgehen führt dazu, dass Sie gehetzt sind mit dem Gefühl, ständig Feuer zu löschen. Nehmen Sie sich deshalb jeden Tag Zeit für eine B-Aufgabe Zeit und arbeiten Sie stetig daran.
Prio C: Weniger wichtige, aber dringende Aufgaben
Hierzu zählen alle Aufgaben, die Sie Ihrem Ziel nicht näher bringen, aber dennoch erledigt werden müssen.
Überlegen Sie immer, ob Sie diese Aufgaben wirklich selbst erledigen müssen, oder sie delegieren können.
Die Einarbeitung neuer Kollegen sollte zügig umgesetzt werden – aber nicht von Ihnen als Führungskraft. Delegieren Sie: Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der sich um die Neue im Team kümmert.
Oder Sie versuchen, die Aufgabe insgesamt abzuwenden.
Beispiele für C-Prioritäten sind viele Telefonate / E-Mails, einige Besprechungen oder sonstige Unterbrechungen.
Und leider zählen auch viele beliebte Tätigkeiten zur Prio C.
Mit ihnen lenken Sie sich nämlich sehr gut von ungeliebten und langwierigen B-Prio-Aufgaben ab, indem Sie ganz dringend eine meist kürzer dauernde und schnelle Erfolgserlebnisse versprechende Prio-C-Aufgabe erledigen.
Tipp: Wenn Sie C-Prios unbedingt persönlich abarbeiten wollen, blocken Sie sich dafür Zeit im Kalender (aber nicht morgens im Leistungshoch).
Prio D: Weder wichtige noch dringende Aufgaben
Werfen Sie diese Aufgaben sofort und ohne zu zögern in den Papierkorb!
Für Aufgaben, die Sie Ihrem Ziel nicht näher bringen und die nicht unbedingt erledigt werden müssen, verschwenden Sie keine Zeit.
Beispiele hierfür sind Einladungen für Veranstaltungen, die für Sie persönlich nicht interessant sind und die Sie aus Pflichtgefühl annehmen würden.
Viele Routineaufgaben gehören dazu, die Sie gleich erledigen, ohne noch nach dem Sinn zu fragen. Optimieren Sie Ihre Prozesse und fragen Sie sich: „Was würde passieren, wenn ich das Geforderte nicht tue? Muss ich diese Aufgabe erledigen? Und wenn ja, kann sie anders, verschlankt, erledigt werden?“
Tipp: Bugsieren Sie eine Aufgabe versehentlich in den Papierkorb, landet sie früher oder später wieder auf Ihrem Schreibtisch. Gehen Sie dieses Risiko ruhig einmal ein. Möglicherweise stellen Sie aber auch fest, dass niemand Sie erneut darauf anspricht.
Wie Sie Ihre Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip bearbeiten
Ich traue mich nicht Aufgaben gleich in den Papierkorb zu werfen. Gibt es Alternativen?
Probieren Sie Folgendes: Legen Sie einen Stapel mit „Sonderaufgaben” an und stapeln Sie die nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben chronologisch auf diesem.
Oder Sie richten in Outlook oder Mac Mail einen „Vormülleimer“ für Ihre E-Mails ein. Dort hinein kommen alle Aufgaben oder E-Mails bei denen Sie unsicher sind, ob Sie sie noch brauchen oder bearbeiten müssen.
An diesem Sammelsurium arbeiten Sie nur dann, wenn Sie wirklich nichts Besseres zu tun haben. Nehmen Sie dann den ältesten Vorgang zur Hand und entscheiden Sie endgültig: Papierkorb oder Abarbeiten?
Alle acht Wochen nehmen Sie ein Achtel dieses Stapels von unten weg und entsorgen alles ungelesen im Papierkorb (oder löschen die E-Mails entsprechend).
Wenn Ihr Handeln so lange nicht notwendig war, waren die Aufgaben tatsächlich unwichtig!
Was dem erfolgreichen Einsatz des Eisenhower-Prinzips im Weg steht
Was stand am Eingang des Tempels von Delphi?
Erkenne dich selbst ;o)
Ein Großteil der Dinge, die Sie täglich tun, sind oder scheinen dringend, sind aber gar nicht so wichtig.
Der Grund: Mangelnde Selbstdisziplin und falsche Prioritäten.
Wenn Sie das Prinzip nur gelegentlich nutzen, verlieren Sie schnell den Überblick.
Wie Sie mit dem Eisenhowerprinzip arbeiten
Wenn Sie nutzbringend mit dem Eisenhower-Prinzip arbeiten wollen, ordnen Sie Ihre Aufgaben konsequent den einzelnen Quadranten zu.
Dazu ist es natürlich wichtig, zunächst einen Überblick über Ihre Aufgaben des Tages bekommen.
Tipp: Für den Start des Zeitmanagements mit dem Eisenhower-Prinzip empfehle ich Ihnen, mit dem sogenannten „Minutenprotokoll“ anzufangen. Mit dessen Hilfe können Sie das Eisenhower-Prinzip ganz einfach anwenden.
Zuerst erfassen Sie im Laufe des Tages alle Ihre Tätigkeiten – minutiös, daher der Name.
Am Abend, bevor Sie Ihren Arbeitstag beschließen, nehmen sich sich Ihre Liste vor und schauen, welche Ihrer Aufgaben in die A,B,D oder sogar D-Priorität fallen.
Gehen Sie so mindestens 2 Mal im Monat vor und planen Sie auch diese Tage fest im Kalender ein.
Das ist zwar insgesamt an den Tagen etwas aufwändig.
Aber die Mühe lohnt!
Denn ich weiß, dass Sie daraus immense Erkenntnisse ziehen werden.
Sie lernen sie quasi aus Ihren „Fehlern“, oder auch aus dem, was schon gut gelaufen ist und wenden es auf die Zukunft an.
Je öfter Sie das machen, um so routinierter werden Sie Ihre Prioritäten auch spontan im Alltag einschätzen.
Wie Sie die priorisierten Aufgaben im Anschluss effizient abarbeiten, darüber schweigt sich die Methode allerdings aus. In diesem Artikel zeige ich Ihnen aber, wie sie das mit Hilfe der Pomodoro-Technik angehen.
Welche Hilfsmittel Sie für das Eisenhower-Prinzip nutzen können
Wie Sie Ihre Aufgaben festhalten, ist Geschmackssache.
Die einen nutzen die Aufgabenfunktion in Outlook oder die Erinnerungen auf dem Mac. Andere notieren Ihre ToDos auf einem Block, malen ihre Aufgaben auf große Plakate oder sortieren Stapel auf dem Schreibtisch oder Fußboden. Andere nutzen Apps – wie „Focus Matrix“ (iOS), „Eisenhower“ (iOS) oder „Priority Matrix“ (Android, iOS).
Wichtig ist: Führen Sie eine To-Do-Liste und betreiben Sie überhaupt Zeitmanagement – und zwar regelmäßig, bis es für Sie zur Gewohnheit geworden ist!
Welche Aufgaben sind für Sie am wichtigsten? Und welche wollen Sie ab morgen delegieren?
Viel Erfolg und beste Grüße aus Hamburg
Ihr Stefan Brandt