Als neue Führungskraft stehst du vor vielen Herausforderungen – besonders im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern. Dieser Artikel zeigt dir praxisnahe Tipps und effektive Strategien, um Verhaltensweisen wie Aggressivität, Unzuverlässigkeit oder Sturheit erfolgreich zu bewältigen, ohne deine Führungsrolle infrage zu stellen.
Als neue Führungskraft stehst du vor vielen Herausforderungen, und der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist sicherlich eine der größten.
Es kann entmutigend sein, wenn man zum ersten Mal die Verantwortung für ein Team übernimmt und dann mit konfliktgeladenen Situationen konfrontiert wird.
Schwierige Mitarbeitende können viele Formen annehmen – von der Cholerikerin bis zum ständig hilfsbedürftigen Kollegen.
Diese Verhaltensweisen sind nicht nur frustrierend, sondern können auch die Produktivität und das Arbeitsklima negativ beeinflussen.
Dieser Artikel soll dir als Leitfaden dienen und dir praktische Tipps und Strategien an die Hand geben, um diese Herausforderungen zu meistern. Ziel ist es, dir zu zeigen, wie du einen empathischen und effektiven Umgang mit schwierigen Mitarbeitern gestaltest, um ein harmonischeres und produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen.
Dabei werden wir auch auf clevere Gesprächsstrategien eingehen, die dir helfen können, schwierige Situationen erfolgreich zu meistern.
1. Verständnis des Verhaltens von Mitarbeitenden
Besonders als neue Führungskraft ist es wichtig, zwischen dem problematischen Verhalten eines Mitarbeiters und der Person selbst zu unterscheiden.
Ein Mitarbeiter, der ständig negativ auf Feedback reagiert oder sich aggressiv verhält, ist nicht zwangsläufig ein „Krawallmacher“ oder „Mobber“, sondern könnte unter Umständen andere Herausforderungen haben.
Beispiele für herausforderndes Verhalten
Schwierige Mitarbeiter gibt es in vielen Facetten.
Manche haben ihre herausfordernden Persönlichkeitsmerkmale schon lange entwickelt, vielleicht weil sie in einem schwierigen Umfeld aufgewachsen sind oder schon früher Probleme hatten, sich an Regeln zu halten.
Andere wiederum reagieren auf aktuelle Ereignisse.
Stress im Privatleben, wie Streit in der Familie, gesundheitliche Sorgen oder Kinder, die Schwierigkeiten in der Schule haben, können dazu führen, dass Mitarbeiter plötzlich unzuverlässig werden oder ständig gereizt wirken.
Vielleicht hast du solche Typen schon kennengelernt: den „Wüterich“, der bei jeder Kleinigkeit in die Luft geht.
Oder den „Besserwisser“, der alles kommentieren muss, aber nichts umsetzt.
Dann gibt es noch den „Dauer-Nörgler“, der an allem etwas auszusetzen hat, egal wie sehr du dich bemühst, es allen recht zu machen. [1]
Selbstverständlich gilt das alles auch für weibliche oder diverse Mitarbeiter.
Solche Mitarbeiter sind nicht nur anstrengend.
Sie können richtig viel Schaden anrichten.
Sie kritisieren Kollegen hinter deren Rücken, ziehen die Stimmung im Team runter oder kommen ständig zu spät.
Vielleicht versuchen sie sogar, deine Entscheidungen zu untergraben und sich selbst als „besserer“ Chef darzustellen.
Aber was steckt dahinter?
Oft sind es gar nicht die offensichtlichen Verhaltensweisen, die das Problem sind, sondern tieferliegende Unsicherheiten oder Frustrationen.
Wenn du diese Muster erkennst, kannst du gezielt ansetzen und das Blatt wenden.
Denn eins ist sicher: Wenn du als Führungskraft nicht aufpasst, zieht dich ein schwieriger Mitarbeiter schneller runter, als dir lieb ist.
Bedeutung eines empathischen Ansatzes
Empathie spielt eine große Rolle im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern.
Indem du versuchst, ihre Perspektive zu verstehen und ihre Beweggründe nachzuvollziehen, schaffst du eine Basis des Vertrauens.
Das hilft dir nicht nur, besser auf das Verhalten zu reagieren, sondern auch Lösungen zu finden, die langfristig zur Verbesserung beitragen.
2. Ursachenanalyse für Schwierigkeiten
Um problematisches Verhalten bei Mitarbeitern zu verstehen, ist eine gründliche Ursachenanalyse entscheidend.
Hier sind einige Schritte, die dir dabei helfen können:
1. Identifizierung möglicher Ursachen für schwieriges Verhalten
Persönliche Konflikte: Private Probleme wie familiäre Schwierigkeiten oder gesundheitliche Herausforderungen können sich negativ auf das Verhalten am Arbeitsplatz auswirken.
Berufliche Belastungen: Überforderung, fehlende Anerkennung oder unklare Arbeitsaufträge können Frustration und negatives Verhalten fördern.
2. Unterscheidung zwischen persönlichen und beruflichen Faktoren
Persönliche Faktoren: Diese umfassen alles, was außerhalb des Arbeitsplatzes geschieht und die emotionale Stabilität eines Mitarbeiters beeinflusst.
Berufliche Faktoren: Dazu gehören Arbeitsbedingungen, Teamdynamik und die Beziehung zu Vorgesetzten und Kollegen.
3. Sensibilität für individuelle Lebensumstände
Empathie zeigen: Ein offenes Ohr für persönliche Geschichten kann helfen, die Wurzel des Problems zu erkennen.
Anpassungsfähigkeit: Flexibilität im Umgang mit individuellen Bedürfnissen zeigt Respekt und Verständnis.
Diese Ansätze ermöglichen es dir, nicht nur das Verhalten deiner Mitarbeiter besser zu verstehen, sondern auch gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitssituation zu ergreifen.
3. Effektive Kommunikation als Schlüssel zu erfolgreichem Umgang mit schwierigen Mitarbeitern
Klärung von Missverständnissen zur Verbesserung der Teamdynamik
Missverständnisse können oft die Ursache für Spannungen und Konflikte im Team sein.
Besonders für Führungsneulinge ist es wichtig, frühzeitig Missverständnisse zu erkennen und zu klären.
Hier sind einige Strategien, die dir helfen können:
- Aktives Zuhören: Nimm dir Zeit, wirklich zuzuhören, was dein Mitarbeiter sagt. Das bedeutet, nicht nur auf die Worte zu achten, sondern auch auf den Tonfall und die Körpersprache.
- Paraphrasieren: Wiederhole das Gesagte in deinen eigenen Worten, um sicherzustellen, dass du es richtig verstanden hast. Ein einfaches „Wenn ich dich richtig verstehe …“ kann Wunder wirken.
- Offene Fragen stellen: Anstatt Ja/Nein-Fragen zu stellen, frage nach dem „Wie“ und „Warum“. Dies fördert detailliertere Antworten und ein besseres Verständnis der Situation.
- Feedback einholen: Frage nach Rückmeldungen zu deiner eigenen Kommunikation. Das zeigt nicht nur Demut, sondern hilft dir auch, deine Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.
Feedback ist ein wichtiger Faktor im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern
Ein effektiver Umgang mit schwierigen Mitarbeitern erfordert ein Umfeld, in dem Feedback nicht nur gegeben, sondern auch angenommen wird.
Hier sind einige Tipps:
- Regelmäßige Feedback-Sessions: Plane regelmäßige Zeiten ein, in denen Feedback gegeben und empfangen werden kann. Dies hilft dabei, kleine Probleme zu identifizieren, bevor sie groß werden.
- Positives Umfeld schaffen: Sorge dafür, dass dein Team weiß, dass Feedback eine Gelegenheit zur Verbesserung ist und keine Bestrafung.
- Klarheit und Präzision: Sei spezifisch in deinem Feedback. Anstatt allgemeine Aussagen wie „Du machst das gut“, lieber konkrete Beispiele nennen: „Ich habe bemerkt, dass du besonders aufmerksam bei Kundenanfragen bist.“
- Balance finden: Achte darauf, sowohl positives als auch konstruktives Feedback zu geben. Zu viel Kritik kann demotivieren; ausschließlich Lob kann den Eindruck erwecken, dass alles perfekt ist.
Kommunikationstechniken wie diese können dazu beitragen, Missverständnisse zu klären und eine offene Gesprächskultur im Team zu fördern.
Dies ist besonders wichtig wenn du als neue Führungskraft noch dabei bist, deine Rolle im Unternehmen zu definieren.
Eine effektive Kommunikation trägt maßgeblich dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und eine positive Teamdynamik aufzubauen.
Raum für konstruktives Feedback schaffen und nutzen
Ein Umfeld zu schaffen, in dem konstruktives Feedback als Entwicklungschance gesehen wird, ist essenziell auch für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern.
Als neue Führungskraft kannst du folgende Techniken anwenden:
1. Offene Gespräche fördern
Ermutige dein Team, jederzeit ihre Meinung zu äußern und Fragen zu stellen.
Eine offene Kommunikationskultur hilft, Kommunikationsprobleme und Missverständnisse frühzeitig zu erkennen und zu klären.
2. Feedbackschleifen gestalten
Plane regelmäßige Feedbackrunden ein, bei denen sowohl positives als auch negatives Feedback ausgesprochen wird.
Das zeigt deinen Mitarbeitern, dass ihre Entwicklung dir wichtig ist.
3. Gespräche auf Augenhöhe führen
Es ist wichtig, dass sich deine Mitarbeiter auf gleicher Ebene mit dir fühlen.
Zeige Empathie und Verständnis für ihre Anliegen.
4. Techniken für effektive Kommunikation im Team
Nutze klare und präzise Sprache, aktives Zuhören und stelle sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen haben.
Durch diese Maßnahmen schaffst du nicht nur ein produktiveres Arbeitsumfeld, sondern unterstützt dein Team dabei, kontinuierlich zu wachsen und sich zu verbessern.
4. Konflikte frühzeitig ansprechen und moderieren
Konflikte im Team sind unvermeidlich, aber die zeitnahe Ansprache dieser Konflikte ist entscheidend für deinen Erfolg als Führungskraft.
Wenn Probleme unausgesprochen bleiben, können sie das Arbeitsklima vergiften und die Produktivität beeinträchtigen.
Ein wichtiger Schritt ist die Schaffung einer vertrauensvollen Atmosphäre.
Mitarbeiter sollten sich sicher fühlen, ihre Bedenken und Meinungen offen zu äußern, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben.
Dies fördert nicht nur die Offenheit, sondern auch die Bereitschaft zur gemeinsamen Problemlösung.
Hier sind einige Ansätze, um Konflikte frühzeitig anzusprechen und zu moderieren:
- Frühzeitige Identifikation von Konflikten: Warte nicht darauf, dass ein Problem eskaliert. Beobachte dein Team und sei aufmerksam gegenüber Spannungen oder Missverständnissen.
- Offene Kommunikation: Ermutige dein Team dazu, offen über Probleme zu sprechen. Ein regelmäßiges Feedback-Gespräch kann hier Wunder wirken.
- Moderation von Gesprächen: Bei Konflikten solltest du als neutrale Instanz agieren und das Gespräch moderieren. Achte darauf, dass alle Beteiligten zu Wort kommen und ihre Sichtweise darlegen können.
Mit diesen Ansätzen kannst du Konflikte effektiv lösen und ein positives Arbeitsumfeld schaffen.
5. Grenzen setzen und Konsequenzen durchsetzen bei Fehlverhalten
Grenzen setzen ist essenziell, um eine klare Struktur und Erwartungshaltung im Team zu etablieren.
Als neue Führungskraft solltest du von Anfang an deutlich machen, welche Verhaltensweisen akzeptabel sind und welche nicht.
Das schafft nicht nur Klarheit, sondern auch ein Gefühl der Sicherheit unter den Teammitgliedern.
Definition klarer Grenzen im Teamkontext
- Kommunikation: Kommuniziere Regeln und Erwartungen klar und offen.
- Dokumentation: Lege schriftliche Teamregeln fest, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Beispiele: Erläutere konkrete Situationen und Verhaltensweisen, die als unangemessen gelten.
Durchsetzung von Konsequenzen bei Regelverstößen zur Förderung einer positiven Arbeitskultur
Niemand setzt gerne Konsequenzen durch, aber es ist notwendig, um eine positive Arbeitskultur zu fördern.
Konsequentes Handeln zeigt, dass Regeln und Werte ernst genommen werden.
- Transparenz: Mitarbeiter sollten wissen, welche Konsequenzen auf bestimmte Verstöße folgen.
- Konsequenz: Einmal definierte Regeln müssen immer durchgesetzt werden, um Glaubwürdigkeit zu erhalten.
- Fairness: Alle Mitarbeiter gleich behandeln und die Regeln ohne Ausnahme anwenden.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter kommt wiederholt zu spät zur Arbeit.
Du hast bereits die Regel kommuniziert, dass Pünktlichkeit erwartet wird.
Nach einem ersten Gespräch ohne Verbesserung folgt eine förmliche Verwarnung.
So zeigst du dem gesamten Team, dass du es ernst meinst mit den Regeln.
Das Setzen von Grenzen und das Durchsetzen von Konsequenzen sind entscheidende Aspekte jeder Führungsrolle – besonders für dich als Neuling in dieser Position.
6. Konstruktives Feedback geben zur Leistungssteigerung
Feedback geben ist eine Kunst, die gerade für neue Führungskräfte entscheidend ist.
Es geht darum, Mitarbeiter auf eine Weise zu unterstützen, die deren Leistungssteigerung fördert.
Methoden zur effektiven Rückmeldung an Mitarbeiter mit herausforderndem Verhalten
- Direktes und spezifisches Feedback: Statt vager Aussagen wie „Du musst besser arbeiten“, nenne lieber konkrete Beispiele: „Mir ist aufgefallen, dass du bei der letzten Präsentation gut vorbereitet warst, aber in Teammeetings oft abgelenkt wirkst.“
- Zeitnahes Feedback: Warte nicht zu lange. Je näher das Feedback an dem Ereignis liegt, desto relevanter und nützlicher ist es.
- Gespräch auf Augenhöhe: Vermeide einen belehrenden Ton. Frage nach den Sichtweisen des Mitarbeiters und biete deine Perspektive an.
Balance zwischen positivem und negativem Feedback
Ein gutes Feedback-Gespräch sollte immer aus einer Mischung von Lob und konstruktiver Kritik bestehen:
- Stärken hervorheben: Beginne mit positiven Aspekten. Das schafft eine positive Atmosphäre und zeigt dem Mitarbeiter, dass seine guten Leistungen gesehen werden.
- Konstruktive Kritik: Formuliere Verbesserungsvorschläge klar, aber einfühlsam. Zum Beispiel: „Ich sehe, dass du dich sehr bemühst und hier sind ein paar Tipps, wie du deine Effizienz weiter steigern könntest.“
- Lösungen anbieten: Unterstütze den Mitarbeiter dabei, Lösungen zu finden. Frage: „Wie können wir gemeinsam daran arbeiten?“
Durch diese Methoden schaffst du eine Kultur des Wachstums und der offenen Kommunikation im Team.
7. Coaching und Unterstützung anbieten als Führungsneuling
Coaching ist nicht nur ein Schlagwort, sondern ein wichtiges Werkzeug für jede neue Führungskraft. Es ermöglicht dir, deine Mitarbeiter gezielt zu fördern und ihre Potenziale auszuschöpfen. Du kannst durch Coaching nicht nur Fähigkeiten verbessern, sondern auch das Selbstbewusstsein und die Motivation deiner Teammitglieder steigern.
Bedeutung von Coaching für neue Führungskräfte
- Vertrauensbasis schaffen: Regelmäßiges Coaching fördert eine offene Kommunikation und hilft dabei, eine vertrauensvolle Beziehung zu deinen Mitarbeitern aufzubauen.
- Individuelle Stärken erkennen und nutzen: Durch gezieltes Coaching kannst du die individuellen Stärken jedes Mitarbeiters besser erkennen und fördern.
- Probleme frühzeitig erkennen: Ein guter Coach kann potenzielle Probleme oder Konflikte frühzeitig identifizieren und Maßnahmen ergreifen, bevor sie eskalieren. Zum Beispiel, wenn du am Anfang deiner Führungstätigkeit auf schwierige Mitarbeiter stößt, gibt es Strategien, um die Beziehung nachhaltig zu verbessern.
Investitionen in die eigene Entwicklung zur Motivation der Mitarbeiter
Deine eigene Weiterentwicklung als Führungskraft spielt eine entscheidende Rolle bei der Mitarbeitermotivation.
- Vorbild sein: Wenn du selbst aktiv an deiner Entwicklung arbeitest, inspirierst du dein Team dazu, ebenfalls kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern.
- Fortbildungsmöglichkeiten nutzen: Nutze Schulungen, Workshops und Seminare, um deine Führungsfähigkeiten zu erweitern. Dies zeigt deinen Mitarbeitern, dass du dir der Bedeutung von Weiterbildung bewusst bist.
- Feedback einholen: Suche regelmäßig Feedback von deinem Team und anderen Führungskräften. Dies hilft dir, deine Stärken und Schwächen besser zu verstehen und gezielt an diesen zu arbeiten.
Mit einem soliden Coaching-Ansatz und dem Willen zur eigenen Weiterentwicklung legst du den Grundstein für ein motiviertes und engagiertes Team.
8. Kulturelle Sensibilität im Umgang mit vielfältigen Mitarbeitern zeigen
Kulturelle Sensibilität ist entscheidend, wenn du ein diverses Team leitest.
Unterschiedliche kulturelle Hintergründe bringen verschiedene Perspektiven und Arbeitsweisen mit sich. Hier sind einige Punkte, die dir helfen können:
- Berücksichtigung kultureller Unterschiede: Verstehe die kulturellen Normen und Werte deiner Teammitglieder. Zum Beispiel kann direkte Kritik in manchen Kulturen als unhöflich empfunden werden, während sie in anderen als notwendig für das Wachstum angesehen wird.
- Strategien zur Vermeidung von Missverständnissen aufgrund kultureller Diversität: Fördere eine offene Kommunikation und ermutige dein Team, über ihre kulturellen Hintergründe zu sprechen. Dies kann durch regelmäßige Teambesprechungen oder kulturell diverse Workshops geschehen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter aus Japan könnte es bevorzugen, Feedback indirekt zu erhalten, während ein Kollege aus den USA möglicherweise eine direkte und klare Rückmeldung schätzt.
Das Bewusstsein für individuelle Bedürfnisse und die Anpassung deines Führungsstils entsprechend der kulturellen Diversität im Team schafft eine inklusive Atmosphäre, in der sich jeder wertgeschätzt fühlt.
9. Trennung als letzte Option: Faire Kommunikation im Fokus
Manchmal lässt sich trotz aller Bemühungen eine Trennung vom Mitarbeiter nicht vermeiden. Doch wie geht man damit fair und transparent um?
- Überlegungen zu Trennungen: Bevor du diesen Schritt gehst, prüfe alle Alternativen. Ist eine Umverteilung möglich oder könnte ein Coaching helfen? Wenn die Trennung unausweichlich ist, stelle sicher, dass du alle rechtlichen und unternehmensinternen Vorgaben berücksichtigst.
- Faire und transparente Kommunikation: Beginne das Gespräch mit einer klaren Erklärung der Gründe. Nutze Ich-Botschaften, um den Mitarbeiter nicht persönlich anzugreifen. Ein Beispiel: „Ich habe bemerkt, dass die erbrachten Leistungen trotz mehrerer Feedbackgespräche nicht den Erwartungen entsprechen.“
- Einfühlungsvermögen zeigen: Höre dem Mitarbeiter zu und gib ihm Raum, sich zu äußern. Das zeigt Respekt und kann Missverständnisse klären.
- Zukunftsperspektiven bieten: Unterstütze den Mitarbeiter bei seinem weiteren Weg. Ob durch ein gutes Arbeitszeugnis oder Empfehlungen – helfe dabei, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Abschließend ist es wichtig, diesen Prozess mit Integrität und Respekt zu gestalten.
Eine faire Kommunikation fördert das Vertrauen in deine Führungskompetenz und hinterlässt auch beim restlichen Team einen positiven Eindruck.
10. Kontinuierliche Entwicklung als Führungskraft fördern
Lebenslanges Lernen ist für Führungskräfte unerlässlich. Gerade als Neuling in der Führungsrolle gibt es stets neue Herausforderungen und Situationen, die es zu meistern gilt.
Sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, hilft dabei, nicht nur die eigenen Fähigkeiten zu verbessern, sondern auch das Team besser zu führen.
Ressourcen zur Verbesserung:
- Fortbildungen und Seminare: Bilde dich weiter in Themen wie Konfliktmanagement oder effektive Kommunikation für Führungskräfte.
- Mentoring: Ein erfahrener Mentor kann wertvolle Einblicke geben und bei schwierigen Entscheidungen unterstützen.
- Fachliteratur: Bücher und Artikel über Führungstechniken bieten theoretisches Wissen und praktische Tipps.
- Online-Kurse: Diese Form des Lernens bietet besonders zeitlich und räumlich flexible Lernmöglichkeiten.
Ein solides Netzwerk von Gleichgesinnten kann ebenfalls helfen. Der Austausch mit anderen Führungskräften ermöglicht es dir, von deren Erfahrungen zu lernen und neue Perspektiven zu gewinnen.
Fazit: Erfolgreicher Umgang mit schwierigen Mitarbeitern als Führungsneuling ist möglich!
Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern als Führungsneuling kann anfangs eine echte Herausforderung sein. Mit den richtigen Strategien und einem empathischen Ansatz gelingt es jedoch, auch diese Hürde zu meistern. Wichtig ist, dass du
- die Ursachen für das Verhalten verstehst,
- offen und konstruktiv kommunizierst,
- Grenzen setzt und
- konsequentes Feedback gibst.
Durch kontinuierliche Entwicklung und Sensibilität für kulturelle Unterschiede schaffst du eine positive Arbeitsatmosphäre, in der sich alle Mitarbeiter wohlfühlen und ihr Bestes geben können.
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Nimm die Herausforderung an und setze das Gelernte in deinem Führungsalltag um.
Hier sind einige Schritte, die du direkt umsetzen kannst:
- Reflektiere dein eigenes Verhalten und sei ein Vorbild für dein Team.
- Wende die Strategien zur Konfliktlösung und Feedbackkultur aktiv an.
- Investiere in deine persönliche Entwicklung durch Coaching und Weiterbildung.
Mache den ersten Schritt und werde der Leader, den dein Team braucht. Die Reise mag herausfordernd sein, aber der Erfolg wird es wert sein!
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Quellenangaben
Seaman, Cristina et. al (2019). The impact on Leadership Styles on effectively managing difficult empoyees in a small business. In: ResearchGate [Weblog], März 2019. Online-Publikation: https://www.researchgate.net/publication/331456630_THE_IMPACT_ON_LEADERSHIP_STYLES_ON_EFFECTIVELY_MANAGING_DIFFICULT_EMPLOYEES_IN_A_SMALL_BUSINESS. Abrufdatum 04.09.2024.
