Besser konzentrieren: Wie du als Führungskraft fokussiert bleibst

In diesem Artikel erfährst du, warum deine Konzentration als Führungskraft häufig gestört wird und welche einfachen Methoden dir helfen, den Fokus zurückzugewinnen. Du lernst, wie du Ablenkungen durch Smartphone, E-Mails und Multitasking minimierst, damit du deine Führungsaufgaben effektiver und stressfreier erledigen kannst. Perfekt, wenn du trotz vieler Aufgaben ruhig und produktiv bleiben möchtest!

Lesedauer: 12 Minuten

Hast du das Gefühl, ständig unterbrochen zu werden, dich nur schwer auf eine Aufgabe zu fokussieren und am Ende des Tages kaum etwas erledigt zu haben? Dann geht es dir wie vielen anderen Führungskräften. Tatsächlich geben 98 Prozent der Führungskräfte in Unternehmen an, regelmäßig an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten und nur 10 Prozent geben an, dass Sie Ihre Aufgaben ohne Unterbrechungen erledigen könnten.

Dabei ist es genau diese Fähigkeit, sich besser konzentrieren zu können, die oft den Unterschied zwischen effektiver Führung und reiner Reaktionsarbeit ausmacht.

Warum solltest du dich als Führungskraft besser konzentrieren können? Es ist einfach: Wenn du deine Aufmerksamkeit auf das Wesentliche lenken kannst, erledigst du nicht nur die dringenden Aufgaben, sondern findest auch die Ruhe, dich auf strategische Führungsarbeit zu fokussieren, Mitarbeiter zu entwickeln und langfristig erfolgreiche Entscheidungen zu treffen.

Dieser Artikel hilft dir, die Fallen der Ablenkung zu erkennen und deine Fähigkeit zu schärfen, deine Konzentration gezielt zu nutzen.

Damit du dich auf deine Führungsaufgaben besser konzentrieren kannst, solltest du Folgendes verstehen:

Unser Gehirn ist ein sehr flexibles Organ und versucht ständig, sich an neue Situationen anzupassen – so auch an die recht neuen Errungenschaften wie Smartphone, Tablet und Co. mit der ständigen Erreichbarkeit und der regelmäßigen Unterbrechung.

Aber mit dieser Fähigkeit deines Gehirns ist deine Konzentrationsfähigkeit im Wandel und nimmt kontinuierlich ab.

Während die durchschnittliche Konzentrationsdauer im Jahr 2000 noch bei zwölf Sekunden lag, sind es jetzt gerade einmal acht Sekunden.

Und damit liegt unsere Konzentrationsspanne deutlich unter der eines Goldfischs – der kann sich immerhin neun Sekunden lang konzentrieren.

Aber: Gratulation! Du hast es bis hierher schon mit deiner Aufmerksamkeit geschafft und damit eine überdurchschnittlich lange Konzentrationsfähigkeit bewiesen.

Aber glaub mir, es lohnt sich, noch ein wenig weiter dran zu bleiben.

Auf jeden Fall lässt nicht die Konzentrationsfähigkeit grundsätzlich nach – das kann man wohl nicht behaupten –, aber wir sind nicht mehr so sehr in der Lage, uns auf „langweilige“ Aufgaben zu konzentrieren. Also Routineaufgaben, bei denen wir uns auch mal konzentrieren und manchen Frust aushalten müssen, die nicht schnell erledigt sind und auch oftmals keinen Spaß machen.

Und damit haben wir es als Führungskräfte ja oft zu tun: Vorbereiten auf Mitarbeitergespräche, planen, steuern und entscheiden, Ziele setzen, unterstützen, für Einarbeitung sorgen, kommunizieren, informieren, delegieren.

Alles Dinge, auf die wir uns konzentrieren und für die wir uns Zeit nehmen müssten, wenn wir unsere Führungsaufgaben ernst nehmen.

Aber glücklicherweise: Es gibt eben so viele Ablenkungen überall, sowohl in uns als auch außerhalb, sodass wir ständig von einer „Sensation“ zur nächsten hechten können.

Und das macht sogar süchtig: Das schnelle Wechseln zwischen Aufgaben und Medien bewirkt einen Dopaminausstoß, was uns ein kleines Glücksgefühl gibt und dich so süchtig machen kann.

Manch einer fühlt sich während des Entzugs gelangweilt oder frustriert und sucht dann sofort nach dem nächsten Kick.

All das ist unter Führungsgesichtspunkten schlecht.

Denk noch mal ans Eisenhower-Prinzip: Gerade die B-Aufgaben (die wichtigen und weniger dringlichen Aufgaben) sind es ja, die dir langfristig zu Erfolg verhelfen.

Aber das sind oftmals geistig anspruchsvolle Tätigkeiten – also eher langweilige Aufgaben, die wir regelmäßig vor uns herschieben.

Weil sie eben keinen Spaß machen.

Da kommen uns doch die Ablenkungen und Unterbrechungen eigentlich gerade recht.

Manchmal suchen wir sogar danach, um nicht mit den B-Aufgaben anzufangen.

Das sind die Aufgaben mit C-Priorität, die zwar kurzfristig Spaß machen und Erfolg versprechen, aber dich eben langfristig nicht wirklich weiterbringen.

Du kannst perfekt im Zeitmanagement werden, aber deine Arbeitsergebnisse werden einfach leiden, wenn du ständig abgelenkt bist und in deinen eigentlichen Aufgaben unterbrochen wirst.

Für eine (langweilige) Arbeit, die du konzentriert in 30 Minuten schaffen könntest, brauchst du nun, mit all den Unterbrechungen, eine Stunde.

Eine schlechtere Konzentrationsfähigkeit geht also zu Lasten deiner Produktivität und zu Lasten deiner Rolle als Führungskraft.

Du vermeidest Aufgaben, auf die du dich wirklich konzentrieren musst, lässt dich von eigenen Gedanken oder anderen Reizen ablenken, die nichts mit dem Thema zu tun haben, übergehst Details und machst Flüchtigkeitsfehler, vergisst alltägliche Dinge und schleppst einen Sack voller unerledigter Aufgaben mit dir herum.

Deshalb: Um deine Aufgabe als Führungskraft richtig zu machen, wäre es da nicht gut, zu lernen, wie du dich besser konzentrieren kannst?

Am Arbeitsplatz gibt es zwei Hauptdiebe, die du dir klar machen solltest, weil sie dir deine Aufmerksamkeit stehlen: (digitale) Unterbrechungen und Multitasking.

Es ist wichtig, dass man 90 Minuten mit voller Konzentration an das nächste Spiel denkt.

– Lothar Matthäus –

Wie Unterbrechungen deine Konzentration rauben

Wie oft am Tag schaust du auf dein Smartphone?

Ganz ehrlich ;o)

Du weißt es nicht so genau?

Mein Tipp: Wenn du das nicht weißt, dann wäre jetzt der allererste Schritt, es dir bewusst zu machen, indem du mindestens zwei Tage lang dein Verhalten mit dem Smartphone protokollierst.

Dazu kannst du ja auch deine digitalen Wegbegleiter nutzen und jedes Mal, wenn du sie mal wieder in der Hand hast, einen kleinen Vermerk in deiner Notizen-App machen.

Ich wette, es wird wahrscheinlich ziemlich häufig sein.

Laut FAZ unterbrechen etwa ein Drittel aller Fach- und Führungskräfte mehrmals pro Stunde Ihre Arbeit, um E-Mails abzurufen. Vor allem Jüngere neigten dazu, sich ständig durch elektronische Post ablenken zu lassen. Bei den unter 30-Jährigen ruft jeder zweite seine E-Mails mehrmals pro Stunde ab, jeder zwanzigste sogar mindestens alle 10 Minuten.

Der Grund ist dabei in den meisten Fällen recht simpel und keineswegs unerwartet: Social Media.

So nutzen 59 Prozent der Befragten das Smartphone in den besagten Fällen zum Chatten mit Freunden.

Allein durch Smartphone-Nutzung geht täglich über eine Stunde an Arbeitszeit verloren.

Kurzum: Das Smartphone in deiner Tasche ist der größte Produktivitätskiller.

Wenn du dich besser konzentrieren willst, um deinen Führungsaufgaben gerecht zu werden, ist der Preis einfach riesig, den du für die ständigen Störungen zahlst.

Natürlich kannst du dein Handy jetzt nicht einfach im nächsten Mülleimer verschwinden lassen (aber – warum eigentlich nicht gelegentlich in der Schublade?).

Mein Tipp: Fang wenigstens damit an, die unzähligen Mitteilungen und Töne zu deaktivieren, wenn mal wieder eine Mail, eine WhatsApp oder eine Facebook-Benachrichtigung hereinschneit.

Hier findest du Anleitungen, wie du Benachrichtigungen von Apps  auf dem iPhone deaktivieren und auf deinem Android-Handy.

Ein anderer großer Aufmerksamkeitsräuber ist natürlich Outlook – und wo du gerade so schön dabei bist, kannst du da auch gleich mal alle Benachrichtigungen deaktivieren.

Spürst du selbst, dass dich ständige Unterbrechungen und der tägliche Stress ausbremsen?

Wenn du das ändern möchtest, dann ist mein Kurs ‘In 9 Wochen komplett entstresst’ genau das Richtige für dich.

Hier erfährst du, wie du durch einfache Techniken wieder Ruhe und Fokus findest.

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Wie du durch Unterbrechungen dumm wirst

Unterbrechungen von Smartphones und Outlook beeinträchtigen nicht nur Ihre Konzentrationsfähigkeit – auch dein Gedächtnis leidet darunter.

Entscheidend ist ein kleiner Teil deines Gehirns, der einem Seepferdchen ähnelt: der Hippocampus.

Er ist verantwortlich dafür, dass du Informationen und Ereignisse verarbeiten, speichern und dich bewusst wieder erinnern kannst (wir bezeichnen diese Form des Gedächtnisses als deklaratives Gedächtnis.

Wenn du etwas lernen oder neue Fähigkeiten erwerben möchtest, wird dir das nur schwer gelingen, wenn du dabei immer wieder unterbrochen wirst.

Denn bei vielen Unterbrechungen wird der Hippocampus gar nicht erst aktiviert – und das beeinträchtigt dein Erinnerungsvermögen immens.

Daran liegt es, dass du dich zum Beispiel nach einem anstrengenden Tag, an dem wieder mal alles auf einmal erledigt werden musste, am Abend gar nicht mehr so richtig daran erinnern kannst, was du alles geschafft hast.

Mit anderen Worten: Dein Gedächtnis leidet und auch dein IQ verringert sich bei zu vielen Unterbrechungen – um bis zu 15 Prozentpunkte.

Das entspricht dem kognitiven Äquivalent eines 8-jährigen Kindes.

Welchen Preis zahlst du fürs Multitasking?

Ich wette, gerade wenn du das hier liest, betreibst du Multitasking.

Du liest diese Worte – und machst gleichzeitig wahrscheinlich irgendetwas anderes.

Du glaubst, dadurch einfach mehr zu schaffen.

Hoffst du.

Im Grunde besteht Multitasking aus einer Folge von Unterbrechungen.

Wenn du zwischen Aufgaben hin und her springst, kostet dich das zeitlich vielleicht eine Zehntelsekunde.

Wenn du aber wiederholt zwischen vielen Aufgaben springst, kann sich diese Zehntelsekunde ganz schön aufsummieren.

Wenn du zwischen Aufgaben hin und her wechselst, brauchst du 50 Prozent länger, als wenn du sie nacheinander abgearbeitet hättest.

Und je komplexer und unbekannter die Aufgabe, desto ineffektiver wird die Bearbeitung.

Vergiss nicht die Zeit, die du brauchst, um „wieder reinzukommen“ – also das Konzentrationsniveau zu erreichen, das du hattest, bevor du gestört wurdest.

Und gerade Letzteres kann 10-20 Mal so lange dauern, wie die Störung selbst.

Das heißt, bei einer 30-sekündigen Unterbrechung benötigst du fünf Minuten, um in die alte Aufgabe zurückzufinden, und selbst die kürzesten Unterbrechungen können die Produktivität um 40 Prozent senken.

Multitasking kann ein echter Produktivitätskiller sein.

Wenn du merkst, dass es dir schwerfällt, den Überblick zu behalten, dann hol dir Unterstützung in meinem Kurs ‘In 9 Wochen komplett entstresst’. Gemeinsam entwickeln wir deinen persönlichen Fahrplan zu mehr Gelassenheit und Konzentration im Alltag.

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Statt Multitasking also doch lieber eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten?

Auf den ersten Blick erscheint Multitasking sehr effizient zu sein.

Letztlich kostet es aber viel mehr Zeit und geht zu Kosten der Qualität.

Wir glauben, dass wir mehr schaffen, wenn wir an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten, anstatt uns eine Aufgabe nach der anderen vorzunehmen, neudeutsch auch Monotasking genannt.

Aber die Forschung zeigt, dass unser Gehirn schlicht für Multitasking ungeeignet ist.

Und ausgerechnet Menschen, die von sich behaupten, gut in Multitasking zu sein und gerne und häufig mehrere Dinge gleichzeitig tun, sind darin nicht besonders gut. Im Gegenteil: Sie lassen sich leicht ablenken und machen deshalb vieles parallel.

Wer sich also einiges darauf einbildet, multitaskingfähig zu sein, sollte seine Einstellung lieber noch einmal überdenken.

Und übrigens – Frauen sind tatsächlich besser in Multitasking – aber nur, wenn Sie vor den Wechseljahren sind und es sich um Aufgaben handelt, die etwas mit Sprache zu tun haben.

Wie kannst du dich jetzt also besser konzentrieren?

1. Plane deinen Tag. Wie du das genau machst, habe ich dir bereits im Artikel „Wie Sie Ihre Zeit managen“ Mach wenigstens eine Liste der vier oder fünf Dinge, die du am nächsten Tag erledigen möchtest, bevor du deine Arbeit für den Tag beendest. Wenn du den nächsten Tag beginnst, arbeite deine Punkte als erstes sofort ab. Fang nichts anderes an, bis du die erste Aufgabe beendet hast, und gehe dann direkt zur zweiten über.
2. Wenn du ein eigenes Büro hast, schließe die Tür ab oder hänge einen „Bitte nicht stören“-Zettel an die Tür. Im Großraumbüro kann ein Sichtschutz (z. B. eine Pflanze) für etwas Distanz sorgen.
3. Räume deinen Schreibtisch frei und konzentriere dich auf die Aufgabe, die du bearbeiten willst. Hab alles griffbereit, was du benötigst – Tee, Zettel, Stift usw.
4. Gehe mit allen Geräten offline, die du nicht für die Erledigung der Aufgabe brauchst, und schließe auch unnötige Softwareprogramme.
5. Lerne Nein zu sagen! Wie du das machst, liest du im Artikel „Wie Sie überzeugend Nein sagen (und mehr Zeit für Führung gewinnen)“.
6. Deaktiviere Benachrichtigungen auf deinem Smartphone und Computer.

Diese Tipps werden dir helfen, viel produktiver zu werden, du wirst dich besser konzentrieren können und du bekommst Zeit, deiner Rolle als Führungskraft gerecht zu werden.

Sich besser zu konzentrieren und nur eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, ist sicher nicht einfach.

Weil wir auch hier gegen liebgewonnene Gewohnheiten ankämpfen müssen.

Aber mach dir noch mal klar, dass du für die Erledigung deiner Führungsaufgaben genau diese Konzentration brauchst.

Und du schaffst einfach mehr – und das mit höherer Qualität.

Du wirst weniger Fehler machen und dich entspannter und produktiver fühlen.

Wenn du diese Tipps berücksichtigst und in deinen Führungsalltag einbaust, wirst du schon wieder einen großen Schritt in Richtung Stressfreiheit als Führungskraft getan haben.

Lerne, dich noch besser konzentrieren zu können!

Wenn du nach wie vor vermutest, dass dir die Umsetzung alleine richtig schwerfällt und du lernen willst, wie du dich besser konzentrieren kannst, um deinen Führungsaufgaben und dir selbst besser gerecht zu werden – und damit langfristig erfolgreich im Job zu sein.

Wenn du lernen willst, wie du gelassener im Führungsjob bleibst und Stress vermeidest und was du tun musst, wenn du das Gefühl hast, dass Stress zu einer Art Dauerzustand geworden ist und du einfach nicht mehr richtig „runterkommen und abschalten“ kannst.

Wenn du dich von Stress befreien willst, der dir deine kostbare Energie raubt und dazu führt, dass du dich müde und unkonzentriert fühlst.

Dann empfehle ich dir meinen Kurs In 9 Wochen komplett entstresst.

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Stressfrei als Führungskraft

Dieser Artikel ist Teil der Serie “Stressfrei als Führungskraft”.

Jeder Beitrag widmet sich einem zentralen Thema, das dir hilft, souverän, gelassen und erfolgreich in deiner Führungsrolle zu bleiben.

Egal, ob es um achtsame Führung, das Setzen von Grenzen oder die effektive Aufgabenverteilung geht – hier findest du wertvolle Tipps, um die typischen Herausforderungen des Führungsalltags zu meistern.

Wähle einfach den Artikel, der dich aktuell am meisten interessiert, und starte deinen Weg zu einer stressfreien und erfolgreichen Führung!

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